Fahrtenbuch in Österreich. Wer braucht es? Wie funktionierts?

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Was ist ein Fahrtenbuch?

Im Fahrtenbuch werden die Wege, die jemand mit einem Fahrzeug (insb Kfz) zurückgelegt hat, schriftlich dokumentiert. Die Angaben wann und zu welchem Zweck diese stattgefunden haben sind ebenfalls Bestandteil eines ordentlichen Fahrtenbuchs. Der Zweck eines Fahrtenbuchs ist der Nachweis der entsprechenden Fahrten, insbesondere vor dem Finanzamt oder dem Dienstgeber.

Wann muss ich in Österreich ein Fahrtenbuch führen?

Dies ist von mehreren Faktoren abhängig, prinzipiell gibt es keine Pflicht ein Fahrtenbuch zu führen, wohl aber kann es für steuerliche Zwecke vorteilhaft sein.

Dienstnehmer

Firmenwagen zur Eigennutzung:

Personen, die ein Firmenfahrzeug (Kfz) sowohl privat als auch beruflich nutzen können, wird im Rahmen der monatlichen Lohn- und Gehaltsverrechnung  ein PKW-Sachbezug berücksichtigt. Für den Nachweis eines halben Sachbezugswerts (1 %, maximal EUR 480,00 bzw bei schadstoffarmen Fahrzeugen 0,75 %, maximal EUR 360) oder eines „Mini-Sachbezuges“ kann ein Fahrtenbuch dienlich sein (lt VwGH können allerdings auch andere Beweismittel herangezogen werden).

Firmenwagen aus Fuhrpark (keine private Nutzung)

Notwendigkeit der Führung eines Fahrtenbuchs ist kann vom Dienstgeber vorgeschrieben werden.

Privates KFZ Fahrzeug (welches dienstlich verwendet wird)

Ein Fahrtenbuch (oder ein anderer gleichwertiger Nachweis)  ist erforderlich für die Ausbezahlung von (lohnsteuer- und beitragsfreier) Fahrtkostenvergütung in Höhe des amtlichen Kilometergeldes (für PKW EUR 0,42 je km) im Falle von Dienstreisen. (Tipp: sollte die Refundierung des Dienstgebers geringer ausfallen, als das amtliche Kilometergeld sein, kann (im Rahmen des jährlichen Maximums von 30.000 km) die Differenz im Rahmen der Arbeitnehmerveranlagung berücksichtigt werden).

Selbstständig (Unternehmerinnen)

Aus steuerlicher Sicht ist der Unternehmer dazu angehalten, dienstliche Fahrten nachzuweisen. Dies wird in der Praxis oft nur mit einem Fahrtenbuch möglich sein (wenngleich der Nachweis der Verwendung des Kfz auch mit anderen Unterlagen möglich ist). Je nach überwiegender Nutzung des KFZ, ist dieses dem Privat- oder Betriebsvermögen zuzuordnen.

Betriebliche Nutzung überwiegt (>50%)

Das Fahrzeug zählt zum Betriebsvermögen. Sollte das Fahrzeug privat genutzt werden, ist der auf die private Verwendung entfallendes Kostenanteil auszuscheiden. Sind laut Fahrtenbuch beispielsweise 80% der Fahrten beruflich verursacht, können 80% der Kosten bei der Einkommensteuererklärung berücksichtigt werden. Kosten sind in diesem Fall die mit dem Kfz verbundenen laufenden Aufwendungen, also Treibstoff, Versicherung, Reparaturen, AfA, Parkkosten, Leasingraten etc.

Private Nutzung überwiegt (<50% betriebliche Nutzung)

Bei mehrheitlicher Nutzung des KFZ im privaten Bereich zählt dieses zum Privatvermögen. Die beruflich zurückgelegten Kilometer können sodann auf zwei Arten abgerechnet werden: Pauschal mit einem Satz von EUR 0,42 pro Kilometer (Wert 2020 für PKWs und Kombis) oder mit den anteiligen tatsächlichen Betriebskosten. Die Vorteilhaftigkeit ist hier individuell zu bestimmen, wobei diese Beurteilung maßgeblich von den Anschaffungskosten des Fahrzeugs abhängig ist.

Wie führe ich ein Fahrtenbuch in Österreich:

Pro Kraftfahrzeug ist ein Fahrtenbuch zu führen. Zur Vorlage beim Finanzamt kann sowohl ein handschriftliches als auch ein elektronisch geführtes Fahrtenbuch verwendet werden. In beiden Fällen, muss das Fahrtenbuch gewisse Mindestangaben enthalten, formalen Kriterien entsprechen und auch bestimmte technische Anforderungen erfüllen.

Ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch muss zeitnah und in geschlossener Form (keine losen Blätter!) geführt werden, um so nachträgliche Einfügungen oder Änderungen auszuschließen oder als solche erkennbar zu machen. Es empfiehlt sich daher (bei Verwendung eines handschriftlich geführten Fahrtenbuchs) einen nicht löschbaren Stift zu verwenden und nachträgliche Änderungen eindeutig erkenntlich zu machen. Auch ein mittels Computerprogramm erzeugtes bzw fortgeführtes Fahrtenbuch ist grundsätzlich formell ordnungsgemäß, sofern eben sichergestellt ist, dass keine nachträglichen Änderungen möglich sind bzw solche Änderungen jedenfalls dokumentiert und nachvollziehbar sind. Diesen Anforderungen wird die Verwendung des Programms Microsoft-Excel (auch im Sinne der Rechtsprechung) in der Regel nicht entsprechen. Bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist (grundsätzlich sieben Jahre) sollte das Fahrtenbuch jedenfalls archiviert werden.

Folgenden Punkte müssen pro Fahrt im Fahrtenbuch erfasst werden:

  • Datum
  • Zeitpunkt Abfahrt
  • Zeitpunkt Ankunft
  • Reiseweg (falls nicht direkter Weg)
  • Zweck der Fahrt (sowie gegebenenfalls Begründung des Umwegs)
  • km-Stand bei Abfahrt
  • km-Stand bei Ankunft -) gefahrene KM

Musterfahrtenbuch für Österreich

Auf Nachfrage können wir Ihnen sehr gerne ein Muster-Fahrtenbuch für die Aufzeichnung ihrer betrieblichen und privaten Fahrten zur Verfügung stellen.