Irren ist menschlich und Fehler können immer passieren – auch in der Lohnverrechnung. Doch da sind sie leider oft nicht ohne Konsequenzen. Sie können zu finanziellen Einbußen Ihres Unternehmens führen und in manchen Fällen können Sie auch rechtlich dafür belangt werden.
Im folgenden Artikel listen wir häufige Fehler auf, die in der Lohnverrechnung passieren können, und wie sie zu vermeiden sind.
Was sind die häufigsten Fehler in der Lohnverrechnung in Österreich?
Zu den häufigsten Fehlern in der Personalverrechnung gehören allgemein falsche Beurteilungen bezüglich Steuerfreiheit, unvollständige oder falsche Angaben zum Arbeitsverhältnis und falsche Berechnungen von Zuschlägen wie Überstunden oder Nachtarbeit. Auch Sonderzahlungen wie Urlaubs- oder Weihnachtsgeld werden oft nicht korrekt ausgezahlt.
Zur besseren Veranschaulichung haben wir Ihnen ein paar konkretere Beispiele von möglichen Fehlerquellen in der Lohnverrechnung herausgesucht:
1. Taggelder für Dienstreisen nicht versteuern
Taggelder für Dienstreisen sind nur unter gewissen Umständen abgabefrei. Dabei wird grundsätzlich zwischen der Dienstreise unterschieden, die dem/der Arbeitnehmer*in ermöglicht, am selben Tag wieder an ihren/seinen normalen Dienstort zurückzukehren und der Dienstreise, bei der eine Rückkehr nicht mehr zumutbar ist. Ebenso macht es einen Unterschied, ob bei ersterem ein neuer Arbeitsmittelpunkt entsteht oder nicht. Dieser Fall tritt auf, wenn die Tätigkeit 5 Tage pro Kalenderjahr regelmäßig und durchgehend für mindestens einmal die Woche am selben Einsatzort stattfindet. Bei unregelmäßig wiederkehrender Tätigkeit am gleichen Einsatzort entsteht nach 15 Tagen pro Kalenderjahr ein neuer Arbeitsmittelpunkt.
- Bei Dienstreisen, bei denen eine Rückkehr am selben Tag möglich ist, sind die Tagesgelder steuerfrei, sofern kein neuer Arbeitsmittelpunkt entsteht.
- Bei Dienstreisen, bei der eine Rückkehr am selben Tag nicht zumutbar ist, sind die Tagesgelder für Arbeiten an einem gleichbleibenden Ort sechs Monate lange steuerfrei. Sofern der Dienstort dann nicht gewechselt wird, werden sie steuerpflichtig. Sollte der Dienstort gewechselt werden, beginnt die sechsmonatige Frist erneut.
Kollektivverträge können abweichende Regelungen bezüglich Taggelder treffen.
2. Keine schriftliche Gleitzeitvereinbarung
Bei einer Gleitzeitvereinbarung dürfen Arbeitnehmer*innen den Anfang und das Ende der täglichen Normalarbeitszeit (innerhalb eines vereinbarten Rahmens) selbst bestimmen. Hierbei reicht jedoch eine mündliche Vereinbarung zwischen Arbeitgeber*in und Arbeitnehmer*in nicht aus. Erst schriftlich festgehalten wird die Gleitzeitvereinbarung rechtswirksam. Sollte das verabsäumt werden, können vermeintliche Gleitstunden im Zuge einer Prüfung als Überstunden gewertet werden, was hohe Nachzahlungen mit sich bringt.
3. Vergessen, wann für privat genutzte Firmenautos ein „Mini-Sachbezug“ reicht
Sollte der firmeneigene PKW auch für Privatfahrten genutzt werden, muss dafür in der Lohnverrechnung ein steuerpflichtiger und sozialversicherungspflichtiger Sachbezug berücksichtigt werden. Der ist bei 2 bzw. 1,5 Prozent der Anschaffungskosten und bei einem Maximalbetrag von 960 bzw. 720 Euro im Monat angesetzt. Wird das Auto jedoch nachweislich für weniger als 5.000 km im Jahr privat genutzt, reduziert sich dieser Sachbezug um die Hälfte, bzw. kann es bei gelegentlichen Privatfahrten auch für einen „Mini-Sachbezug“ reichen. Hierbei wird jedoch verlangt, dass sämtliche Fahrten lückenlos in einem Fahrtenbuch aufgezeichnet werden, denn Reiseberichte genügen in dem Fall nicht. Wird das Fahrtenbuch also nicht gewissenhaft geführt, kann es im Zuge einer Abgabenprüfung zur Nachverrechnung der Lohnabgaben kommen.
4. Nicht den richtigen Kollektivvertrag verwenden
Nicht selten kommt es vor, dass sich im Laufe einer Unternehmensgeschichte der Schwerpunkt ändert und damit unter Umständen auch der anzuwendende Kollektivvertrag. Sollte Ihr Unternehmen über mehrere aktive Gewerbeberechtigungen verfügen, sind womöglich sogar unterschiedliche Kollektivverträge anzuwenden. Sollten Ihnen hier ein Fehler unterlaufen und Sie nicht nach dem richtigen Kollektivvertrag einstufen und entlohnen, müssen Sie bei einer Prüfung mit empfindlichen Strafen rechnen.
Was sind die Konsequenzen bei Lohnverrechnungsfehlern?
Die Konsequenzen von Fehlern in der Lohnverrechnung können in Österreich sowohl finanziell als auch rechtlicher Natur sein. Sollten gegen steuerrechtliche oder arbeitsrechtliche Bestimmungen verstoßen werden, müssen Sie mit Bußgeldern oder Strafen rechnen.
Was kann man machen, wenn die Lohnverrechnung falsch ist?
Wenn ein Fehler bei der Lohnverrechnung auftritt, ist es wichtig, schnell zu handeln, um mögliche Konsequenzen zu verhindern. In einem ersten Schritt sollte überprüft werden, was genau schief gegangen ist. Führen Sie hierfür ein offenes Gespräch mit Ihren Mitarbeiter*innen. Je nach Art des Fehlers kann es anschließend erforderlich werden, eine Korrekturmeldung an das Finanzamt zu senden. In manchen Fällen ist es auch möglich, eine Berichtigung der Lohnabrechnung durchzuführen.
Um ganz sicherzustellen, dass bei der Korrektur von Fehlern in der Lohnverrechnung korrekt und rechtsicher vorgegangen wird, wenden Sie sich am besten an einen Steuerberater.
Wie können Fehler in der Lohnverrechnung vermieden werden?
Die hauptsächliche Fehlerquelle in der Lohnverrechnung ist ein mangelndes Verständnis der aktuellen Steuergesetze. Die Konsequenzen können, je nach Art des Fehlers, erheblich und sogar existenzbedrohend sein. In manchen Fällen kann ein Unternehmen dafür sogar strafrechtlich verfolgt werden. Um solche Fehler zu vermeiden, sollten Sie sicherstellen, dass Sie oder die verantwortlichen Mitarbeiter über fundierte Kenntnisse in dem Bereich verfügen und regelmäßige Schulungen absolvieren, um auf dem neuesten Stand zu bleiben. Auch eine sorgfältige Überprüfung der Abrechnungen vor der Auszahlung kann dazu beitragen, Fehler zu vermeiden. Eine effektive Fehlervermeidung können Sie auch erzielen, wenn Sie sich für ein Outsourcing der Lohnverrechnung entscheiden.
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