Lohnverrechnung auslagern oder Lohnverrechnung Outsourcing bedeutet, dass der Arbeitgeber die Lohnverrechnungen seiner Angestellten nicht selbst erstellt und stattdessen extern von einem Lohnbüro oder einem Steuerberater erledigen lässt.
Wann es sich auch für Sie lohnt die Lohnverrechnung auszulagern, was für Vorteile Sie dadurch genießen und wie Sie dabei Schritt-für-Schritt vorgehen, erfahren Sie hier.
Wann ist es sinnvoll, die Lohnverrechnung auszulagern?
Die Anforderungen an die Lohnverrechnung werden zunehmend komplexer und gesetzliche Vorgaben ändern sich mit jedem Jahr. Aus diesem Grund liegt es nahe, dass ein/eine Unternehmer*in sich nicht ständig mit dem Thema auseinandersetzen will oder kann. Somit kann das Auslagern der Lohnverrechnung an einen guten Steuerberater große Erleichterung verschaffen. Denn dieser befasst sich in seiner tagtäglichen Arbeitswelt mit den aktuellen Vorschriften und Gesetzesänderungen und kann schnell und kompetent Klarheit in eine sonst verworrene Situation bringen.
Mit dem Outsourcing Ihrer Lohnverrechnung können Sie zeitaufwändige, komplexe und auch fehleranfällige Aufgabengebiete der Personalverrechnung abgeben und ersparen sich somit Personalressourcen, Zeit und Geld. Besonders kleine Unternehmen ohne Personalabteilung profitieren von einer Externalisierung der Lohnverrechnung. Ebenso bietet das Outsourcing der Lohnverrechnung die Möglichkeit, Lohn- und Gehaltsabrechnungen von Mitarbeiter*innen im Rahmen einer internationalen Tätigkeit zu verwalten.
Hier einige Gründe, wieso Sie Ihre Lohnverrechnung auslagern sollten:
- Sie haben kein internes Finanz- und Verwaltungsteam. Sollten Sie nicht über ausreichendes Wissen und Erfahrung in dem Bereich verfügen, ist es sinnvoll, die Lohnverrechnung an einen externen Dienstleister zu übergeben. Somit stellen Sie sicher, dass sie im Einklang mit den gesetzlichen Bestimmungen durchgeführt wird.
- Sie haben keine Personalabteilung.
- Wenn Ihr Unternehmen wächst, kann die Auslagerung der Lohnverrechnung dazu beitragen, dass das Unternehmen mit dieser Expansion Schritt halten kann.
- Sie bzw. Ihre Mitarbeiter sind international tätig.
Welche Schritte sind erforderlich, um die Lohnverrechnung erfolgreich auszulagern?
Sobald Sie sich für einen externen Dienstleister entschieden haben, müssen Richtlinien und Prozesse definiert werden, um eine reibungslose Zusammenarbeit sicherzustellen.
Folgende Schritte sind erforderlich, um Ihre Lohnverrechnung effektiv auszulagern:
- Sie müssen dem externen Dienstleister wichtige Informationen über die Belegschaft weitergeben: Namen, Löhne, Stunden- oder Tagessätze, Arbeitszeiten, Urlaubs- und Krankentage und alle weiteren Daten, die bei der Lohnverrechnung berücksichtigt werden müssen.
- Da es sich um sensible Informationen handelt, müssen Sie als Unternehmer sicherstellen, dass der externe Dienstleister sich zur Einhaltung einer Sicherheits- und Vertraulichkeitsvereinbarung verpflichtet, inklusive einer Datenschutzrichtlinie.
- Sobald die Prozesse definiert sind, kann der externe Lohnverrechnungsdienstleister seine Arbeit beginnen und Sie Ihre Mitarbeiter*innen pünktlich und korrekt auszahlen.
Sobald Sie die Lohnverrechnung ausgelagert haben, können Sie sich auf Ihre Kernkompetenzen und/oder andere wichtige Aufgaben in Ihrer Buchhaltung konzentrieren.
Gut zu wissen: Wer haftet für Fehler in der Lohnbuchhaltung?
Auch wenn Sie die Lohnverrechnung von einem externen Dienstleister erledigen lassen, sind Sie nicht aus jeglicher Haftung ausgeschlossen. Sie sind weiterhin dazu verpflichtet, für die Richtigkeit der Angaben auf den Entgeltabrechnungen zu sorgen.
Was sind die Vorteile von Lohnverrechnung Outsourcing?
Lohnverrechnung Outsourcing kann einem Unternehmen viele Vorteile bringen. Es hilft dabei, die Lohnbuchhaltung effektiver und effizienter zu gestalten. Ebenso kann es zu Kosteneinsparungen führen, da ein externer Dienstleister möglicherweise die Arbeit mit weniger Mitarbeiter*innen erledigen und Arbeitsprozesse optimieren kann.
Die Vorteile einer Auslagerung der Lohnverrechnung auf einen Blick:
- Zeitersparnis: Die Lohnverrechnung ist ein zeitaufwändiger Prozess. Durch eine Auslagerung können Sie oder Ihre Mitarbeiter sich auf Ihre Kernkompetenzen konzentrieren.
- Ausgaben minimieren: Das Outsourcing der Lohnverrechnung kann dabei helfen, Ausgaben zu minimieren. Ein externer Dienstleister kann effizienter und mit weniger Personalressourcen arbeiten. Überdies können versteckte Kosten sichtbar gemacht werden.
- Reduktion der Fehleranfälligkeit: Durch die Einstellung von Fachleuten werden Fehler minimiert und zum Beispiel Fristversäumnisse verhindert.
- Garantierte gesetzliche Konformität: Ein externer Dienstleister in Lohnverrechnung ist immer up-to-date, was Gesetzesänderungen betrifft. Somit wird die Compliance mit den gesetzlichen Anforderungen sichergestellt.
- Die Reaktionsfähigkeit wird beschleunigt: Ein externer Dienstleister kann sich den Fragen Ihrer Mitarbeiter*innen annehmen und mit seiner fachlichen Expertise schnell zu Problemlösungen kommen.
Wieviel kostet es, wenn ich meine Lohnverrechnung outsource?
Die Kosten für ein Lohnverrechnung Outsourcing in Österreich hängt von verschiedenen Faktoren ab, wie der Größe des Unternehmens, der Anzahl der Mitarbeiter*innen und der Komplexität der Lohn- und Gehaltsabrechnung. Am besten setzten Sie sich mit unserer Steuerberatungskanzlei in Verbindung, um gemeinsam eine individuelle Lösung für Ihr Unternehmen zu finden.
Wie wählt man den richtigen Lohnverrechnungsdienstleister aus?
Bei der Auswahl eines externen Lohnverrechnung Dienstleisters sollten Sie sorgfältig vorgehen und auch sicherstellen, dass Sie ein Angebot erhalten, das Ihren Anforderungen und Ihrem Budget entspricht. Ebenso sollten Sie sich für jemanden entscheiden, der über ausreichend Erfahrung und Expertise verfügt, und einen vertraulichen Umgang mit Ihren Daten pflegt. Gute Referenzen und ein professionelles Team liefern dazu wertvolle Hinweise.
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